Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams xếp lịch họp trực tuyến

Với Microsoft Teams, những cuộc họp hay hội nghị trực tuyến có thể trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều với chức năng tạo và quản lý lịch họp.


Microsoft Teams là ứng dụng cung cấp các tính năng chat, họp trực tuyến, cộng tác làm việc và chia sẻ tài liệu, cho phép doanh nghiệp làm việc trực tuyến một cách hiệu quả.


Đáng chú ý mới đây Microsoft đã miễn phí sử dụng Teams 6 tháng nhằm hỗ trợ những người làm việc tại nhà. Đây là một trong những nỗ lực của Microsoft trong việc duy trì sự kết nối và năng suất của khách hàng, đối tác và của chính tập đoàn.


Với Microsoft Teams, những cuộc họp hay hội nghị trực tuyến có thể trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều. BanTinCongNghe từng hướng dẫn đăng ký tài khoản Teams và cách sử dụng cơ bản ở đây. Bên dưới sẽ là hướng dẫn cụ thể về sử dụng lịch họp trực tuyến.


Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams xếp lịch họp trực tuyến

Khi làm việc từ xa, hãy sử dụng Teams để quản lý lịch cũng như lên lịch hẹn, tổ chức họp, đảm bảo công việc nhóm vẫn luôn suôn sẻ và hiệu quả.


Quản lý lịch làm việc trong ngày và trong tuần bằng cách chọn mục Calendar (Lịch họp) ở bên trái của ứng dụng Teams. Các cuộc họp này được đồng bộ ở trên Teams và trên Outlook của bạn.


Để xem chi tiết nội dung buổi họp, danh sách người tham dự cũng như phản hồi thông tin, hãy bấm vào buổi họp đó.


Tổ chức buổi họp trực tuyến qua Teams bằng cách chọn phần Calendar, sau đó bấm New Meeting. Điền các thông tin về tên buổi họp, thời gian, nội dung và mời các thành viên tham gia ở ô Invite people. Nếu bạn mời một thành viên không thuộc công ty, hãy gõ địa chỉ email của họ, Teams sẽ tự động gửi thư mời cho thành viên đó với tư cách khách mời - kể cả nếu người đó không có tài khoản Teams vẫn có thể tham gia vào buổi họp.


b1-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Quản lý lịch làm việc trong ngày và trong tuần bằng cách chọn mục Calendar (Lịch họp) ở bên trái của ứng dụng Teams. Các cuộc họp này được đồng bộ ở trên Teams và trên Outlook của bạn.


 b2-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Để xem chi tiết nội dung buổi họp, danh sách người tham dự cũng như phản hồi thông tin, hãy bấm vào buổi họp đó. Tổ chức buổi họp trực tuyến qua Teams bằng cách chọn phần Calendar, sau đó bấm New Meeting.


b3-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Điền các thông tin về tên buổi họp, thời gian, nội dung và mời các thành viên tham gia ở ô Invite people.


Bạn cũng có thể xem lịch của người tham dự để biết họ có tham gia được hay không. Nếu cần, bạn có thể đề xuất thời gian hoặc chọn Trợ lý lập lịch (Scheduling Assistant) để xem thêm thời gian rảnh trong lịch họp.


Trong phần Chọn kênh để họp (Select a channel), hãy chọn mũi tên thả xuống để cài đặt các chế độ riêng tư cho cuộc họp:


- Chọn None nếu bạn muốn đây là cuộc họp kín.


- Chọn một Channel (kênh) nếu bạn muốn tổ chức họp cho tất cả các thành viên trong kênh.


- Nếu cuộc họp của bạn được đăng trong một kênh, nó sẽ xuất hiện dưới tab Bài viết (Posts). Các thành viên trong nhóm có thể đặt chương trình họp, chia sẻ tệp hoặc thêm nhận xét.


Hướng dẫn tham gia họp trực tuyến trên Microsoft Teams

Bạn có thể tham gia một cuộc họp trực tuyến trên Teams dù ở đâu hay từ bất cứ thiết bị nào. Cách dễ nhất là bạn đăng nhập ứng dụng Teams trên điện thoại thông minh hoặc truy cập trang web Teams trên máy tính để bàn.


Có nhiều cách để tham gia cuộc họp trên Teams như qua đường link, qua lịch họp (Calendar), từ hộp thoại (chat), từ các kênh,… Nếu không thể sử dụng ứng dụng hay web, một số cuộc họp trên Teams cho phép bạn gọi bằng số điện thoại.


Tham gia bằng đường link bằng cách chọn Join Microsoft Teams Meeting trong thư mời họp ở mail của bạn. Nếu bạn đã có sẵn ứng dụng Teams trên điện thoại hoặc máy tính, ứng dụng sẽ được mở tự động để bạn bắt đầu cuộc họp. Nếu bạn không có sẵn tài khoản Teams, bạn có thể tuỳ chọn nhập tên của mình để tham gia buổi họp với tư cách khách mời.


Tham gia qua lịch họp (Calendar) bằng cách chọn nút Calendar ở bên trái của ứng dụng. Tìm cuộc họp bạn muốn tham gia ở trong lịch họp và bấm Join.


e1-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Tham gia qua lịch họp (Calendar) bằng cách chọn nút Calendar ở bên trái của ứng dụng. Tìm cuộc họp bạn muốn tham gia ở trong lịch họp và bấm Join.


e2-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Kiểm tra thông tin cuộc họp trước khi bấm "Join Microsoft Teams Meeting".


e3-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Kiểm tra điều kiện âm thanh hình ảnh trước khi bấm "Join now".


Nếu một cuộc họp diễn ra trên một kênh (channel) bất kỳ, bạn sẽ thấy lời mời tham gia, nội dung liên quan và danh sách người tham dự, bạn chỉ việc bấm Join để tham dự cùng cả nhóm.


f1-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Nếu một cuộc họp diễn ra trên một kênh (channel) bất kỳ, bạn sẽ thấy lời mời tham gia trong phần Inbox, nội dung liên quan và danh sách người tham dự, bạn chỉ việc bấm Join để tham dự cùng cả nhóm.


Khi cuộc họp đã bắt đầu, nó sẽ xuất hiện sẵn trên danh sách thoại của bạn. Chọn cuộc họp trong danh sách trò chuyện (chat list) của bạn và sau đó chọn Join ở đầu hộp thoại.


Nếu bạn không thể tham gia buổi họp qua ứng dụng điện thoại hoặc trên web, bạn có thể gọi vào một số điện thoại để tham gia buổi họp đó. Nếu có số điện thoại và ID hội nghị trong lời mời họp, chỉ cần quay số để tham gia. Số điện thoại trong thư mời có thể không có mã vùng địa phương của bạn, hãy chọn Local number để tìm số điện thoại bạn có thể gọi.









Huong dan su dung Microsoft Teams xep lich hop truc tuyen


Voi Microsoft Teams, nhung cuoc hop hay hoi nghi truc tuyen co the tro nen de dang va thuan loi hon rat nhieu voi chuc nang tao va quan ly lich hop.


Microsoft Teams la ung dung cung cap cac tinh nang chat, hop truc tuyen, cong tac lam viec va chia se tai lieu, cho phep doanh nghiep lam viec truc tuyen mot cach hieu qua.


Dang chu y moi day Microsoft da mien phi su dung Teams 6 thang nham ho tro nhung nguoi lam viec tai nha. Day la mot trong nhung no luc cua Microsoft trong viec duy tri su ket noi va nang suat cua khach hang, doi tac va cua chinh tap doan.


Voi Microsoft Teams, nhung cuoc hop hay hoi nghi truc tuyen co the tro nen de dang va thuan loi hon rat nhieu. BanTinCongNghe tung huong dan dang ky tai khoan Teams va cach su dung co ban o day. Ben duoi se la huong dan cu the ve su dung lich hop truc tuyen.


Huong dan su dung Microsoft Teams xep lich hop truc tuyen

Khi lam viec tu xa, hay su dung Teams de quan ly lich cung nhu len lich hen, to chuc hop, dam bao cong viec nhom van luon suon se va hieu qua.


Quan ly lich lam viec trong ngay va trong tuan bang cach chon muc Calendar (Lich hop) o ben trai cua ung dung Teams. Cac cuoc hop nay duoc dong bo o tren Teams va tren Outlook cua ban.


De xem chi tiet noi dung buoi hop, danh sach nguoi tham du cung nhu phan hoi thong tin, hay bam vao buoi hop do.


To chuc buoi hop truc tuyen qua Teams bang cach chon phan Calendar, sau do bam New Meeting. Dien cac thong tin ve ten buoi hop, thoi gian, noi dung va moi cac thanh vien tham gia o o Invite people. Neu ban moi mot thanh vien khong thuoc cong ty, hay go dia chi email cua ho, Teams se tu dong gui thu moi cho thanh vien do voi tu cach khach moi - ke ca neu nguoi do khong co tai khoan Teams van co the tham gia vao buoi hop.


b1-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Quan ly lich lam viec trong ngay va trong tuan bang cach chon muc Calendar (Lich hop) o ben trai cua ung dung Teams. Cac cuoc hop nay duoc dong bo o tren Teams va tren Outlook cua ban.


 b2-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

De xem chi tiet noi dung buoi hop, danh sach nguoi tham du cung nhu phan hoi thong tin, hay bam vao buoi hop do. To chuc buoi hop truc tuyen qua Teams bang cach chon phan Calendar, sau do bam New Meeting.


b3-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Dien cac thong tin ve ten buoi hop, thoi gian, noi dung va moi cac thanh vien tham gia o o Invite people.


Ban cung co the xem lich cua nguoi tham du de biet ho co tham gia duoc hay khong. Neu can, ban co the de xuat thoi gian hoac chon Tro ly lap lich (Scheduling Assistant) de xem them thoi gian ranh trong lich hop.


Trong phan Chon kenh de hop (Select a channel), hay chon mui ten tha xuong de cai dat cac che do rieng tu cho cuoc hop:


- Chon None neu ban muon day la cuoc hop kin.


- Chon mot Channel (kenh) neu ban muon to chuc hop cho tat ca cac thanh vien trong kenh.


- Neu cuoc hop cua ban duoc dang trong mot kenh, no se xuat hien duoi tab Bai viet (Posts). Cac thanh vien trong nhom co the dat chuong trinh hop, chia se tep hoac them nhan xet.


Huong dan tham gia hop truc tuyen tren Microsoft Teams

Ban co the tham gia mot cuoc hop truc tuyen tren Teams du o dau hay tu bat cu thiet bi nao. Cach de nhat la ban dang nhap ung dung Teams tren dien thoai thong minh hoac truy cap trang web Teams tren may tinh de ban.


Co nhieu cach de tham gia cuoc hop tren Teams nhu qua duong link, qua lich hop (Calendar), tu hop thoai (chat), tu cac kenh,… Neu khong the su dung ung dung hay web, mot so cuoc hop tren Teams cho phep ban goi bang so dien thoai.


Tham gia bang duong link bang cach chon Join Microsoft Teams Meeting trong thu moi hop o mail cua ban. Neu ban da co san ung dung Teams tren dien thoai hoac may tinh, ung dung se duoc mo tu dong de ban bat dau cuoc hop. Neu ban khong co san tai khoan Teams, ban co the tuy chon nhap ten cua minh de tham gia buoi hop voi tu cach khach moi.


Tham gia qua lich hop (Calendar) bang cach chon nut Calendar o ben trai cua ung dung. Tim cuoc hop ban muon tham gia o trong lich hop va bam Join.


e1-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Tham gia qua lich hop (Calendar) bang cach chon nut Calendar o ben trai cua ung dung. Tim cuoc hop ban muon tham gia o trong lich hop va bam Join.


e2-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Kiem tra thong tin cuoc hop truoc khi bam "Join Microsoft Teams Meeting".


e3-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Kiem tra dieu kien am thanh hinh anh truoc khi bam "Join now".


Neu mot cuoc hop dien ra tren mot kenh (channel) bat ky, ban se thay loi moi tham gia, noi dung lien quan va danh sach nguoi tham du, ban chi viec bam Join de tham du cung ca nhom.


f1-huong-dan-su-dung-microsoft-teams-xep-lich-hop-truc-tuyen-tai-lieu-cach-su-dung-microsoft-teams-hop-truc-tuyen.jpg

Neu mot cuoc hop dien ra tren mot kenh (channel) bat ky, ban se thay loi moi tham gia trong phan Inbox, noi dung lien quan va danh sach nguoi tham du, ban chi viec bam Join de tham du cung ca nhom.


Khi cuoc hop da bat dau, no se xuat hien san tren danh sach thoai cua ban. Chon cuoc hop trong danh sach tro chuyen (chat list) cua ban va sau do chon Join o dau hop thoai.


Neu ban khong the tham gia buoi hop qua ung dung dien thoai hoac tren web, ban co the goi vao mot so dien thoai de tham gia buoi hop do. Neu co so dien thoai va ID hoi nghi trong loi moi hop, chi can quay so de tham gia. So dien thoai trong thu moi co the khong co ma vung dia phuong cua ban, hay chon Local number de tim so dien thoai ban co the goi.


Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams xếp lịch họp trực tuyến

Với Microsoft Teams, những cuộc họp hay hội nghị trực tuyến có thể trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều với chức năng tạo và quản lý lịch họp.
Giới thiệu cho bạn bè
  • gplus
  • pinterest

Bình luận

Đăng bình luận

Đánh giá: